Desde la Subsecretaría de Modernización diseñamos un procedimiento para identificar, analizar, relevar y representar los procedimientos administrativos de cada organismo de la Administración Pública Provincial a fin de incorporarlos al Sistema de Gestión Documental Electrónica.
A cargo de los relevamientos se encuentran las y los Referentes Administrativos del Plan Estratégico de Modernización e Innovación para la Administración Pública (Pe.Mi.AP) designados por cada organismo conjuntamente con un equipo de la Subsecretaría de Modernización.
Que necesitas para relevar un trámite e incorporarlo al Sistema?
Realizar un estudio y enumeración de los trámites de tu organismo evaluando todos los pasos que se realizan en soporte papel a su vez de ir identificando las mejoras necesarias. Así vamos diagramando cada uno de los procesos relacionados a los diferentes trámites.
Pasos a seguir:
1 – Enunciar, definir y caracterizar el trámite a incorporar a GDELP.
- Denominación del trámite Como se llama?
- Áreas Intervinientes: Si es interno de la Administración Pública o en algún momento interviene algún organismo externo, participa el ciudadano/a u otros organismos. Donde se inicia el trámite, cuando y que documental presentan.
- Inicio del Trámite: Documento u organismo que inicia el trámite y si intervino algún particular.
- Finalización del Trámite: Si termina en el organismo iniciador o en otro y si requiere para su finalización el dictado de algún acto administrativo.
- Normativa que regula el procedimiento.
2 – Descripción del procedimiento y sus especificaciones
Una vez que se enumera la información enunciada en el paso 1, se deberá completar el documento describiendo “paso a paso” el trámite completo desde su inicio hasta su finalización, enunciando en cada paso que organismo/s o dependencia/s intervienen, para que intervienen y que documental acompaña el trámite o se origina en ese momento.
3 – Presentación
El relevamiento se debe enviar a la Subsecretaría de Modernización a través del correo
4 – Como continúa el trámite?
La información solicitada es analizada por un equipo de la Subsecretaría de Modernización quienes en el proceso de análisis tomarán contacto con quienes intervinieron en la confección a fin de ajustar, de ser necesario, algunos aspectos vinculados a la presentación.
Una vez evaluado el trámite el equipo confecciona el workflow o flujo de trabajo y lo remite a la Subsecretaría de Tecnología, Conocimientos e Innovación para su desarrollo dentro del entorno del Sistema de Gestión Documental Electrónica.